Poradnik każdego przedsiębiorcy: czy i jak tłumaczyć dokumenty księgowe?

Zatarg z organami skarbowymi to coś, czego obawia się niejeden przedsiębiorca. Zwłaszcza gdy prowadzimy niewielki biznes na niedużą skalę, ale mamy do czynienia z pracownikami lub kontrahentami spoza Polski. Czy na potrzeby kontroli skarbowej ciąży na nas obowiązek tłumaczenia dokumentów księgowych na język polski? Odpowiedź może Cię zaskoczyć!

Strach przed wynikami kontroli podatkowej sprawia, że często szukamy pomocy w sytuacjach, w których znalezienie rozwiązania nie jest tak proste, jak można by było tego oczekiwać. To, że urząd skarbowy wymaga, aby księgi przychodów i rozchodów były prowadzone w języku polskim to oczywistość – ale jak sprawa wygląda w przypadku faktur VAT lub umów z pracownikami, sporządzanych w języku innym niż polski? Czy organ kontroli może wymagać, aby księgowość przedstawiła faktury w języku obcym wraz z tłumaczeniem na język polski? Zobacz, kiedy wykonanie tłumaczenia jest niezbędne i uniknij problemów ze skarbówką!

Co to są dokumenty księgowe? To wie każdy księgowy!

Każda osoba prowadząca rachunkowość wie doskonale, że liczba dokumentów opisanych w odpowiednich ustawach może przytłaczać. A czym dokładnie są dokumenty księgowe i kiedy zachodzi konieczność takiego tłumaczenia na język polski konkretnych dokumentów? Spójrzmy najpierw na spis najważniejszych kategorii wymienionych w kodeksach skarbowych:

  • faktury,
  • faktury i noty korygujące,
  • rachunki,
  • dokumenty celne,
  • noty księgowe,
  • dowody opłat pocztowych lub bankowych,
  • paragony,
  • roczne sprawozdania finansowe,
  • księgi rachunkowe,
  • karty wynagrodzeń pracowników,
  • dowód księgowy,
  • dokumenty inwentaryzacyjne.

Jak tłumaczyć dokumentację księgową? Kiedy należy zlecić tłumaczenie dokumentów księgowych?

Tłumaczenia księgowe to ten typ tekstów, które powinny być przetłumaczone z jeszcze większą starannością, niż zazwyczaj. Najmniejsza nawet pomyłka może sprawić, że organ podatkowy podejmie odpowiednie kroki prawne – dlatego osoba zajmująca się przekładem mierzy się z równie odpowiedzialnym zadaniem, co sam księgowy. A jak tłumaczyć dokumentację tego typu? Najważniejsze rozwiązania to:

  • samodzielny przekład – przydatny wtedy, gdy możemy sami przetłumaczyć najważniejsze dokumenty (choć niepolecany osobom, które nie są obeznane z żargonem księgowości),
  • tłumaczenie dokonane przez biuro rachunkowe – wykonywane niezbyt często (rozwiązanie to wymaga bowiem tego, aby w biurze pracowała osoba biegła w konkretnym języku obcym),
  • zlecenie w biurze tłumaczeń – najlepsza opcja, zwłaszcza wtedy, gdy podatnik chce mieć porządek w księgach rachunkowych. Profesjonalni tłumacze specjalizują się w prawie skarbowym, dzięki czemu wykonane tłumaczenia dla firm są wolne od błędów,
  • wizyta u tłumacza przysięgłego – zdecydowanie najdroższa wersja usługi tłumaczenia dokumentów w języku obcym, niemniej jednak bezpieczna: urzędnik przy okazji tłumaczenia uwierzytelnionego poświadcza zgodność z oryginałem (ma to obowiązującą moc prawną).

Warto przeczytać: Jak kształcić warsztat tłumacza języka niemieckiego?

Ordynacja podatkowa a obowiązek posiadania dokumentów firmowych w języku polskim.

Z jakich konkretnie przepisów wynika konieczność tłumaczenia dokumentacji księgowej na język polski? To pytanie pojawia się zdecydowanie najczęściej – a towarzyszą mu lęk, niepewność oraz zdenerwowanie. Prawda jest bowiem taka, że wskazówek dotyczących tłumaczenia faktur wystawionych w języku obcym należy szukać w co najmniej kilku źródłach. Są nimi:

  1. Ordynacja podatkowa,
  2. Ustawa o rachunkowości,
  3. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów,
  4. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych,
  5. Ustawa o VAT.

Co ciekawe, dwa ostatnie kompendia prawniczej wiedzy… nic nie mówią na ten temat. Nie jesteś ekspertem w kwestii międzynarodowych standardów rachunkowości? A może po prostu nie masz czasu na zastanawianie się, które faktury sporządzone w języku obcym należy przetłumaczyć i kiedy? Odpowiedź na wszystkie bolączki znajduje się w poniższych artykułach:

Ustawa o rachunkowości

Zgodnie z art. 21. 5 Ustawy o rachunkowości:

Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

Ordynacja podatkowa

Z kolei, na co wskazuje ordynacja podatkowa w art. 287 § 1 pkt 2:

Kontrolowany, jego pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani […] przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli. 

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów

§12. 1 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR mówi natomiast:

Zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Czy faktura VAT w języku obcym musi zostać przetłumaczona na język polski przed zaksięgowaniem?

Z poniższych zapisów wynika, że – o ile nie trwa kontrola skarbowa – przedsiębiorca nie musi dbać o to, aby rachunkowość zajęła się tłumaczeniem faktur na język polski. Wystarczy, aby wszystkie dane zostały odpowiednio zaklasyfikowane – wówczas samodzielne tłumaczenie dokumentów (takich jak rachunki lub faktury) powinno być wystarczające.

Czy organ podatkowy może wymagać dokumentów sporządzonych przez tłumacza przysięgłego?

Temat tłumaczeń w kontekście prawa podatkowego to temat rzeka. Tak jak zostało wspomniane powyżej, w razie kontroli podatkowej lub skarbowej odpowiedni urząd może zażądać, aby obcojęzyczne dokumenty zostały przetłumaczone w sposób wiarygodny. Ale co to oznacza z punktu widzenia prawa? Wiele osób zastanawia się, według jakiego kodeksu należałoby uznać przekłady dokonane przez tłumacza przysięgłego za bardziej wiarygodne od tych przełożonych przez inne podmioty (np. wykwalifikowane biura tłumaczeń). Czy obcojęzyczne dokumenty muszą posiadać pieczątkę tłumacza przysięgłego? Takiej odpowiedzi powinniśmy być w stanie udzielić na odpowiedniego kodeksu – ale na ten temat nie znajdziemy żadnej wzmianki. Co w takiej sytuacji należy zrobić? Czy z każdą fakturą należy udawać się po tłumaczenie uwierzytelnione? Niekiedy faktycznie istnieje obowiązek przetłumaczenia dokumentów zawierających informacje na temat spraw będących przedmiotem kontroli – a zdroworozsądkowe rozwiązanie tej sytuacji wygląda następująco:

  • Jeżeli w ogóle nie dokonujesz regularnego przetłumaczenia na język polski dokumentów – podczas kontroli skarbowej zapytaj konkretnego urzędnika o jego opinię: wskutek braku rozwiązań prawnych to on decyduje o tym, czy należy dokonywać tłumaczenia i w jaki sposób!
  • Jeśli dokonujesz systematycznie tłumaczeń – w miarę możliwości korzystaj z usług biura tłumaczeń. Specjaliści mający doświadczenie w tłumaczeniu dokumentów księgowych na język polski zapewniają rzetelne wykonanie usługi (i w znacznie niższych cenach niż tłumacze przysięgli). W większości przypadków takie rozwiązanie jest uznawane za wystarczające – a jeżeli urząd uzna, że potrzebuje uwierzytelnienia, po prostu udaj się do tłumacza przysięgłego (nie po przekład od zera, lecz stwierdzenie zgodności z oryginałem).

Warto przeczytać: Podstawowe zwroty po włosku, dzięki którym poradzisz sobie w każdej sytuacji!

Prawo dostępu do informacji poufnych a tłumacz rachunkowy

Czy warto korzystać z usług biura tłumaczeń? I czy dokumenty sporządzone w języku polskim nie zostaną nigdzie opublikowane po dokonaniu przekładu? To tylko niektóre z pytań, które przychodzą na myśl niejednemu przedsiębiorcy. Warto jednak pamiętać, że profesjonalne biura tłumaczeń działają na podstawie prawa zakazującego wykorzystywania wiedzy powziętej podczas wykonywania swoich obowiązków. Po wykonaniu zlecenia otrzymane dokumenty wracają do właściciela, a tłumacz nie ma prawa zrobić nic przy wykorzystaniu zyskanej wiedzy. Pamiętaj, że tłumacz to przede wszystkim Twój sprzymierzeniec w staraniach o porządek w dokumentacji księgowej – a po zakończeniu zlecenia, zamiast rozmyślać nad kondycją Twojej firmy, pomagamy innym osobom zmagającym się z tłumaczeniem dokumentów księgowych!

 

Może Cię zainteresować: